Urlop wypoczynkowy - zaległy

Nieudzielenie urlopu do 31 marca następnego roku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które pracodawcy grozi grzywna. Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Jeżeli w tym terminie urlop nie zostanie wykorzystany, staje się zaległym, a pracodawca obowiązany jest udzielić go do końca pierwszego kwartału następnego roku, czyli do 31 marca Oznacza to, że pracownik musi rozpocząć urlop najpóźniej 31 marca.

ZAPAMIĘTAJ!

Wyjątkowo zaległy urlop może być udzielony w terminie późniejszym, jeśli wynika to z takich przyczyn jak: długotrwała choroba pracownika, urlop macierzyński, urlop wychowawczy. Zaległy urlop udziela się w najbliższym możliwym terminie po ustaniu ww. przeszkód.

Niewykorzystanie urlopu zaległego

Niewykorzystanie urlopu zaległego może być następstwem, zarówno zachowania pracodawcy, który z różnych przyczyn nie chce wysłać pracownika w tym okresie na urlop, jak i pracownika, dla którego pierwszy kwartał roku może nie być atrakcyjny na odbycie urlopu wypoczynkowego.

Jednak nieudzielenie urlopu do 31.3. następnego roku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika za które pracodawcy grozi grzywna. Inspektor pracy ma prawo nałożyć grzywnę niezależnie od tego, czy nieudzielenie urlopu wynikało wyłącznie z zaniedbania pracodawcy, czy także z powodu niemożności udzielenia urlopu z powodu nieuzgodnienia jego terminu z pracownikiem. Pracodawcy grozi więc realna szkoda majątkowa wynikająca z konieczności zapłacenia grzywny, którą może nałożyć inspektor pracy albo sąd grodzki, jeżeli inspektor skieruje do niego sprawę.

Niewykorzystanie urlopu przez pracownika

Sąd Najwyższy w wyroku z 25.1.2005 r. uznał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (I PK 124/05, nie publ.). W uzasadnieniu do tego wyroku SN stwierdził, iż nie podziela poglądu, jakoby art. 168 KP zawierał zobowiązanie pracodawcy do uzyskania zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia. SN podkreślił, iż „prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym, i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy.

Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Z powodu uporu pracownika pracodawcy grozi realna szkoda majątkowa wynikająca z konieczności zapłacenia grzywny, dlatego w sytuacji, gdy nie jest możliwe uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego wydaje się, że pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu i w wyznaczonym przez siebie terminie odmówić dopuszczenia pracownika do świadczenia pracy.

Należy jednak zauważyć, że wyrok SN został wydany w zwykłym, trzyosobowym składzie i dotyczył konkretnego stanu faktycznego, co oznacza, że przy zmienionych okolicznościach wyrok mógłby być inny. Pojedynczy wyrok SN nie zawsze jest źródłem obowiązującej interpretacji przepisów, o czym świadczy np. orzeczenie SN w sprawie wypłacania dodatków z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w niedzielę i święto.
Nieudzielenie urlopu przez pracodawcę

Porada eksperta

Jeżeli to pracodawca nie udzielił zaległego urlopu do 31.3., pracownik nie może rozpocząć po tym terminie urlopu bez udzielenia mu zwolnienia przez pracodawcę, mimo że ma pełne prawo do skorzystania z zaległego urlopu.

Nieobecność w pracy w wyniku podjęcia samodzielnej decyzji o udaniu się na urlop może być potraktowana przez pracodawcę jako nieusprawiedliwiona nieobecność, a więc jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika i stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Pracodawca może również wybrać w takim przypadku łagodniejszą formę rozwiązania stosunku pracy i wypowiedzieć umowę albo nie rozwiązywać stosunku pracy, tylko zastosować karę porządkową.

Przykład:

Z powodu zwiększonych planów ubiegłorocznych Jolanta K. nie mogła w ub.r. wykorzystać przysługującego jej urlopu. Sądziła, że pracodawca, stosownie do przepisów KP, udzieli zaległego urlopu do końca marca. Pracodawca jednak nie wyraził zgody na urlop.

Ponieważ jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, Jolanta K. zdecydowała się wykorzystać przysługujący jej zgodnie z prawem urlop, nie czekając na zgodę pracodawcy. Pracodawca wypowiedział z tego powodu umowę o pracę.

Na wykorzystanie zaległego urlopu pracownica musi uzyskać zgodę pracodawcy. Samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.
Urlop na kilka godzin

Urlopu udziela się w wymiarze godzinowym, odpowiadającym ilości godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym dniu. Zasada ta dotyczy także urlopu zaległego.

Przykład:

Jeżeli pracownik powinien danego dnia pracować 12 godzin, to urlopu na ten dzień udziela się w wymiarze 12 godzin. Nie można udzielić pracownikowi urlopu w wymiarze 3 godzin z wyjątkiem sytuacji wskazanej w art. 1542 § 4 KP.

Wyjątkowo pracodawca może udzielić urlopu w wymiarze niższym niż odpowiadający ilości godzin, jaką pracownik powinien przepracować w danym dniu, jedynie w przypadku udzielenia ostatnich godzin z przysługującego urlopu. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku urlopu zaległego, kiedy to pracownik nie wykorzystał kilku godzin urlopu z przysługującej mu puli.

Przykład:

Jan B., zatrudniony przy pilnowaniu, w niektóre dni pracuje 24 godziny. Jest uprawniony do 26 dni urlopu, czyli do 208 godzin. Wykorzystał w danym roku 24 dni urlopu, czyli 192 godziny. Do wykorzystania pozostało 16 godzin. Pracodawca udziela Janowi B. urlopu w dniu, w którym ma zaplanowane 24 godziny pracy. Jan B. będzie zatem w tym dniu 16 godzin na urlopie, a 8 - w pracy. Pracodawca nie może podzielić 16 godzin na dwa lub więcej dni.
Zaległy urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest wliczany do ilości dni urlopu przysługujących pracownikowi w ciągu roku, ale nie obejmowany przez plan urlopów. W razie niewykorzystania w danym roku kalendarzowym, 4 dni urlopu na żądanie przechodzą na następny rok, ale jako zwykłe dni.

Przykład:

Jeżeli w 2006 r. pracownik nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, w 2007 r. te 4 dni wliczy się do urlopu zaległego, a pracownik będzie miał prawo do „nowych” 4 dni urlopu na żądanie za rok 2007. Jeżeli pracownik wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie, 2 pozostałe dni wliczy się do urlopu zaległego.
Zmiana wymiaru etatu

W sytuacji zmiany wymiaru etatu pracownika, np. z całego na 1/2, w nowym roku należy udzielić urlopu zaległego zgodnie z wymiarem etatu z poprzedniego roku (tzn. z roku, za który należy się urlop).

Przykład:

Katarzyna S. przepracowała cały 2007 r. na pełnym etacie w firmie CiS i wykorzystała 20 z przysługujących jej 26 dni urlopu wypoczynkowego. Od 15.2.2008 r pracuje na ½ etatu.

Urlop zaległy za 2007 r. oraz za styczeń i luty 2008 r. przysługuje jej jako pracownikowi pełnoetatowemu, natomiast od marca – jak pracownikowi niepełnoetatowemu. Należy więc:

# ustalić urlop zaległy za 2007 r.: 26 – 20 = 6,
# obliczyć urlop za styczeń i luty 2008 r.: 2/12 x 26 = 5,
# obliczyć urlop za pozostałą część 2008 r.: 10/12 x 13 = 11.

Procedura udzielenia urlopu zaległego

Jak stwierdzono wyżej, pracownik nie może rozpocząć po tym terminie urlopu bez udzielenia mu zwolnienia przez pracodawcę. Termin wykorzystania zaległego urlopu należy zatem ustalić z pracodawcą. Zaległego urlopu nie uwzględnia się w planie bieżącego roku, tj. w planie na 2007 r. nie uwzględnia się urlopu z 2006 r.

Oczywiście pracownik może wykorzystać w nowym roku urlop zaległy łącznie z bieżącym, np. 3 dni urlopu zaległego, a następnie 2 dni bieżącego. Przy udzielaniu urlopu stosuje się obowiązującą u pracodawcy procedurę składania wniosków urlopowych i ich obiegu.
Prawa pracownika podczas urlopu zaległego

Pracownik korzystający z urlopu zaległego ma takie same prawa i obowiązki, jak pracownik przebywający na "zwykłym" urlopie. Obowiązuje zatem zakaz wypowiadania umowy o pracę (odpowiednio wypowiedzenia zmieniającego) podczas urlopu zaległego. Pracodawca może przesunąć termin rozpoczęcia urlopu i odwołać pracownika z urlopu zaległego, na zasadach dotyczących „zwykłego” urlopu, pod warunkiem, że pracodawca „zmieści się” z częścią urlopu pozostałą w wyniku przesunięcia czy odwołania z urlopu.

Podstawa prawna:

# art. 52 § 1pkt 1, art. 152 § 2, art. 1542 § 1, art. 161,
# art. 168, art. 282 § 1 pkt 2, art. 1542 § 4 KP

Autor: Ewa Drzewiecka
Ekspertkadrowy.pl